La fête du bois d'Urcel

Dimanche 26 août 2018

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SALON LIBRAIRIE

 

REGLEMENT DU SALON DU DEVELOPPEMENT DURABLE 2016

 

Article 1 – Dispositions générales : Le salon de l’habitat durable est réservé à tous les professionnels de l’habitat et de la construction proposant des techniques ou produits écologiques, naturels et/ou respectueux de l’environnement. Il est installé dans les rues d’Urcel, et fait partie intégrante de la Fête du bois, manifestation qui met en valeur les métiers et entreprises du bois (nombreux artisans et artistes), propose des démonstrations de tournage et de sculpture, des animations permanentes, des jeux pour enfants et adultes, des conférences,… le tout dans une ambiance musicale et festive. Le salon de l’habitat durable est ouvert le samedi 27 août 2016 de 14h à 19h et le dimanche 28 août 2016 de 9h30 à 19h (entrée payante le samedi comme le dimanche et incluse à la Fête du bois). Les associations et organismes conseils peuvent être présents dès le samedi, la présence du dimanche pendant toute la durée d’ouverture étant fortement souhaitée.

Article 2 - Droit d’inscription : L’exposant bénéficie d’un emplacement gratuit à condition qu’il représente une association ou un organisme conseil en lien avec les thématiques de la manifestation. Les éléments présentés (expositions, documentations, présentations, animations…) ne doivent pas présenter de caractère lucratif, sauf à la marge (ex : vente de livres, de tee-shirt…). Le comité d’organisation se réserve le droit, s’il constate que ces conditions ne sont pas respectées, de demander à l’exposant le règlement immédiat du coût de l’emplacement correspondant (150 € pour 16 m², 250 € pour 32 m²) sous peine d’exclusion du salon. Les demandes d’inscription sont à transmettre à l’association « Au cœur du bois » avant le 30 juin 2016. L’inscription sera confirmée par courrier ou mail et sera alors définitive.

Article 3 – Stands : De dimension variable en fonction du nombre de m² réservés, les stands sont constitués de tonnelles de 8 m x 4 m, lestées de plots en ciment avec possibilité d’installer des toiles de fond. La tonnelle peut donc accueillir deux exposants différents. Chaque exposant s’engage à respecter l’emplacement qui lui sera attribué par le comité d’organisation et à n’élever aucune contestation à ce sujet. Il s’engage à aménager son stand de la manière la plus attractive possible. L’admission étant, pour l’exposant, personnelle, ce dernier s’engage à occuper le stand lui-même et à ne présenter au public que des éléments pour lesquels il a sollicité cette inscription et correspondant aux thématiques de la manifestation. Il ne pourra pas accueillir ou héberger sur son emplacement un autre exposant ni même exposer des produits pour le compte d’autrui. Toutefois, le comité d’organisation pourra autoriser, pour autant qu’il aura été sollicité à cette fin au moment de l’inscription, la présentation par un exposant, et sous sa responsabilité, de produits en provenance d’un autre organisme. L’exposant s’interdit de céder, sous-louer ou même prêter tout ou partie de son emplacement. L’exposant s’engage à être présent personnellement sur son stand pendant toute la durée de la fête. L’installation du stand devra impérativement être terminée avant l’ouverture au public. 

Article 4 - Matériel : Le comité d’organisation fournit les tonnelles et le matériel d’exposition (tables, plateaux, tréteaux, chaises) dès lors que l’exposant aura rendu la fiche technique accompagnant le dossier d’inscription. Les demandes de matériel seront adaptées en cas de besoin aux caractéristiques de celui-ci. Seuls les besoins clairement précisés sur cette fiche seront satisfaits. Aucun matériel supplémentaire ne pourra être fourni le jour du salon.

Article 5 – Installation : L’installation des stands sera possible à partir du vendredi 26 août de 14 h à 18 h, le samedi 27 août de 8 h à 13 h.

Article 6 – Démontage : Le démontage des stands aura lieu à la fermeture du salon, le dimanche 28 août à partir de 19 h et devra être terminé le lundi 29 août à 12 h. L’exposant s’engage à rendre son emplacement propre et dans l’état où il a été mis à sa disposition. En cas de dégradation le comité d’organisation se réserve le droit de facturer à l’exposant le montant des préjudices en question.

Article 7 – Circulation des véhicules : Seuls les véhicules nécessaires aux matériaux, outils et marchandises sont autorisés à pénétrer sur le lieu du salon. En dehors des horaires d’installation et de démontage des stands il est formellement interdit de circuler avec un véhicule dans l’enceinte du salon. L’exposant s’engage à respecter les lieux de stationnement réservés à son attention par le comité d’organisation. Tout véhicule à caractère commercial faisant partie intégrante du stand de l’exposant est soumis aux restrictions de circulation et ne sera donc pas autorisé à circuler du samedi 13h au dimanche 19h.

Article 8 – Eco-évènement en Picardie : La Fête du bois et du développement durable est une manifestation qui s’engage dans une démarche éco-responsable. Les exposants sont invités à accompagner l’association dans cette démarche en respectant l’éco-charte de la Fête du bois :

1. Promouvoir les savoir-faire des métiers du bois
2. Éveiller à l’art et à la culture
3. Sensibiliser à l’éco-habitat et accompagner le développement de la filière bois et de la construction écologique
4. Sensibiliser l’ensemble des participants aux valeurs du développement durable
5. Eco-concevoir les outils de communication et favoriser l’emploi de matériel réutilisable
6. Privilégier les produits locaux et la vaisselle réutilisable pour la restauration
7. Réduire la consommation d’eau et la production de déchets tout en optimisant leur valorisation
8. Favoriser le partage et la convivialité

Article 9 – Conditions d’entrée des exposants : Chaque exposant dispose d’un maximum de 4 badges remis par l’organisateur lors de l’installation, qui permettront d’entrer ou de sortir du salon. Les visiteurs se réclamant d’un exposant devront acquitter le droit d’entrée.

Article 10 – Communication : L’exposant est invité à communiquer auprès de ses clients et de ses contacts afin de faire connaître la Fête du bois et du développement durable. Des affiches et des programmes seront distribués à ce titre (le nombre d’exemplaires souhaités doit être précisé dans la fiche d’inscription). Si le nombre s’avérait insuffisant, l’exposant pourra en solliciter de nouveaux, qui seront transmis dans la limite des exemplaires disponibles. De même, si l’exposant dispose de moyens de communication spécifiques (newsletter, site Internet…) il peut transmettre les liens correspondants.

De son côté l’association « Au cœur du bois » mettra sur son site Internet ainsi que sur la brochure distribuée aux entrées les références correspondant à l’exposant, en utilisant les informations communiquées sur la fiche d’inscription.

Article 11 – Assurance : Une assurance responsabilité civile est souscrite par l’association organisatrice ; elle ne couvre pas le vol et la détérioration. Chaque exposant s’engage donc à être assuré contre ces risques par ses propres moyens. Une attestation d’assurance de responsabilité civile sera fournie avec le dossier d’inscription.

Article 12 - Sécurité : Chaque exposant s’engage à respecter et à prendre connaissance des normes de sécurité imposés par le comité d’organisation. Un gardiennage sera assuré durant les horaires de fermeture du salon, à partir du vendredi 26 août au soir jusqu’au lundi 29 août matin inclus.

Article 13 – Photographies : Sauf mention expresse de la part de l’exposant, l’acceptation de ce règlement vaut libre autorisation d’utiliser les photographies ou films pris par le comité d’organisation pour les besoins de sa communication personnelle.

Article 14 – Respect du règlement : Le règlement énoncé ci-dessus fixe les modalités auxquelles chaque participant adhère par le fait même de sa demande de participation. Il s’engage à en respecter chacun de ses articles et à les appliquer dans toutes leurs dispositions.

NB : si un point de ce règlement vous pose problème, n’hésitez pas à nous en informer.

Je soussigné ………………….……………………………..……., représentant l’association ou organisme …..………………………………………..………..., déclare avoir pris connaissance des dispositions du règlement du salon du développement durable 2016 et m’engage à en respecter toutes les dispositions.

Date………………………………….. Cachet

 

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